Confier sa campagne de publipostage à une société de routage spécialisée, c'est s'éviter des dizaines d'heures de travail interne et bénéficier de tarifs postaux préférentiels. Encore faut-il choisir le bon prestataire. Selon la qualité du routeur, le ROI d'une campagne peut varier de 1 à 3.
Voici les 7 critères clés à examiner avant de signer avec une entreprise de routage, que vous soyez une PME, une agence ou un service marketing interne.
1. La capacité de production : volumes, formats, équipements
Un bon routeur doit pouvoir traiter aussi bien des envois de quelques milliers de plis que des campagnes de plusieurs centaines de milliers. Vérifiez :
- Les formats acceptés : lettre simple, dépliant 3 volets, brochure, courrier sous film polypropylène.
- Les équipements de mise sous pli : machines automatisées (cadence 5 000 à 20 000 plis/heure) ou manuelles pour les petites séries.
- Les capacités d'affranchissement : machine à affranchir agréée La Poste pour les tarifs dégressifs (Destineo, Postimpact).
- La flexibilité sur les pics : peut-il absorber 100 000 envois en 48 h pour une campagne urgente ?
2. La transparence des tarifs
Les bons routeurs présentent un devis structuré en 4 postes : impression, mise sous pli, affranchissement, frais annexes (gestion de fichier, livraison physique du fichier de retours). Méfiez-vous des forfaits « tout compris » sans détail : ils cachent souvent des marges importantes sur l'affranchissement.
Demandez aussi des tarifs dégressifs par tranche de volume : 1 000, 5 000, 10 000, 50 000 envois. Un routeur sérieux a une grille publique ou semi-publique, pas un prix au « cas par cas ».
Si vous gérez plusieurs campagnes par an, négociez un contrat-cadre avec votre société de routage pour bénéficier de tarifs encore plus avantageux et d'un délai de production prioritaire.
3. Les délais d'exécution et la traçabilité
Un mailing perd la moitié de son efficacité s'il arrive en retard. Vérifiez avec précision :
- Délai entre validation du BAT et mise en boîte : comptez 5 à 10 jours ouvrés pour un volume standard, 2 à 3 jours pour un envoi urgent.
- Engagement écrit sur les délais : pénalités en cas de retard imputable au routeur ?
- Traçabilité de la campagne : numéro de dépôt La Poste, accusé de remise au centre de tri, suivi statistique d'acheminement.
4. La qualité d'impression et de mise sous pli
Une enveloppe abîmée, un papier de qualité médiocre, une adresse mal imprimée : autant de signaux négatifs qui ruinent l'image de marque. Avant de signer :
- Demandez à voir des échantillons physiques de précédentes campagnes (sans données clients bien sûr).
- Vérifiez le papier utilisé : grammage minimum 90 g/m² pour la lettre, 135 g/m² pour le dépliant.
- Testez avec un BAT papier physique livré chez vous avant lancement, pas seulement un PDF.
5. La sécurité des données et la conformité RGPD
Confier son fichier client à un routeur, c'est lui confier de la donnée personnelle. Le RGPD impose des règles strictes :
- Contrat de sous-traitance RGPD : obligatoire (article 28 RGPD). Le routeur doit le fournir avant tout transfert de fichier.
- Hébergement des données en France ou en UE : pas de transfert vers des prestataires hors-UE sans clauses contractuelles types.
- Engagement de destruction : le fichier doit être supprimé X jours après la fin de la campagne (généralement 30 à 90 jours).
- Sécurité des transferts : SFTP chiffré, jamais d'envoi par email non sécurisé.
6. La capacité de personnalisation et données variables
Les meilleurs ROI s'obtiennent avec des mailings personnalisés (nom, prénom, ville, offre personnalisée, code promo unique). Vérifiez que la société de routage propose :
- Champs variables texte : nom, fonction, montant de l'offre, etc.
- Champs variables image : visuel adapté au segment client, code-barres ou QR code unique.
- Personnalisation à la volée : même coût unitaire pour 100 plis ou 100 000 plis avec données variables.
7. L'accompagnement et le conseil
Un bon routeur n'est pas qu'un exécutant. Il doit pouvoir vous conseiller sur :
- Le choix du format optimal selon votre budget et votre cible.
- Les options postales La Poste les plus pertinentes (Destineo, Postimpact, Lettre Verte, Lettre Suivie).
- Les bonnes pratiques RGPD sur la durée de conservation, le droit d'opposition Robinson, etc.
- Le calendrier optimal : éviter les semaines à faible attention (vacances, ponts) pour maximiser le taux d'ouverture.
Un routeur expérimenté vous fera économiser autant sur les frais postaux que sur les erreurs évitées. Pour comparer plusieurs prestataires sur ces 7 critères, sollicitez plusieurs devis auprès d'entreprises de routage reconnues et comparez systématiquement les 7 points ci-dessus.
FAQ — Choisir sa société de routage
De quoi dépend le coût d'une société de routage ?
Plusieurs facteurs influent sur le coût : format choisi (lettre simple, dépliant, brochure), volume d'envois, options de personnalisation (données variables, photos), choix postal (Destineo, Postimpact) et location éventuelle d'un fichier d'adresses. Plus le volume est élevé, plus le coût unitaire baisse. Pour un chiffrage précis adapté à votre projet, demandez un devis personnalisé auprès de notre partenaire spécialisé.
Combien de temps prend une campagne de routage ?
7 à 15 jours ouvrés entre la validation du BAT et la mise en boîte effective par La Poste, pour une campagne classique. Les routeurs équipés en impression numérique haute vitesse peuvent réduire ce délai à 2-3 jours pour des envois urgents.
Faut-il choisir un routeur local ou national ?
Pour un volume inférieur à 5 000 plis, un routeur local peut être plus réactif et moins cher. Au-delà, un acteur national avec des machines automatisées sera plus économique grâce aux tarifs postaux dégressifs et aux volumes traités. Le critère principal : la grille tarifaire, pas la proximité géographique.
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