Étude : le vrai budget supports d'un salon professionnel, poste par poste

Les guides sur le budget d'un salon donnent tous la même fourchette vague, « de 3 000 à 15 000 € », sans dire d'où sortent les chiffres. Ici, un cas unique, chaque poste chiffré à partir d'un dossier d'inscription exposant réel, des barèmes officiels 2026 et de nos fiches produit. Quand une donnée n'existe pas publiquement, nous écrivons « sur devis » avec les variables qui font le prix.

Poste 1 — la surface et l'équipement : 2 750 à 7 968 €

La surface nue est le premier poste, et de loin : dans le scénario économe, elle représente 78 % de tout ce que l'entreprise décaisse hors impression. Sur le dossier d'inscription SIANE Industries 2026, le stand nu de 9 m² coûte 2 560 € HT (284 €/m²), moquette, alimentation 1,5 kW et une place de parking incluses. L'assurance obligatoire ajoute 90 €.

Fourchette haute : un emplacement d'angle, « 20 à 30 % plus cher qu'un stand en ligne » selon Imagina (2025), soit 3 328 €, et des frais d'inscription de 300 à 1 000 € quand ils sont facturés à part (même source). The Stand Experts (mai 2026) chiffre le raccordement électrique de 200 à 500 €, l'assurance RC exposant de 150 à 400 € et le nettoyage de 50 à 120 € par jour.

Cloisons, mobilier, éclairage : de 0 à 2 500 €

Un stand nu, c'est de la moquette et rien d'autre. Le dossier SIANE donne un repère : le stand 9 m² clé en main (cloisons, 1 table, 3 chaises, 1 comptoir, 1 présentoir, rail LED) coûte 3 220 €, soit 660 € de plus que le nu. Chez les loueurs, Hellopro (septembre 2026) relève mobilier de 25 à 1 000 € et éclairage de 10 à 1 500 €, d'où notre fourchette haute de 2 500 €. Notre PME choisit le stand nu : un fond de stand imprimé et un comptoir d'accueil réutilisables tiennent lieu de cloisons et de desk, location 0 €.

Poste 2 — les supports d'affichage : sur devis, mais amortissables

Les supports d'affichage sont le seul poste réutilisable du budget, et celui qui décide si le stand nu était une bonne idée. Print and Web n'affiche pas de prix public sur ces fiches (chaque configuration est chiffrée sous 24 h) ; voici la composition retenue pour 9 m² et les variables de prix lues sur nos fiches.

• Un stand parapluie 3 × 2,30 m en mur droit pour la face de fond. Variables : droit ou courbé (le courbé coûte 10 à 15 % de plus), largeur de 3 à 6 m, tissu polyester M1 exigé par la majorité des salons, kit spots LED, housse à roulettes. Montage à 2 personnes en 5 minutes.
• Deux roll-ups 85 × 200 cm pour les côtés ouverts. Variables : modèle économique ou double face premium, formats de 60 × 160 à 150 × 200 cm, support papier, PVC ou tissu. Clé de l'amortissement : une toile de remplacement vaut 35 à 50 % du prix d'un roll-up neuf.
• Un comptoir d'accueil parapluie à la place de la table louée. Variables : tissu, PVC courbé, bois ou lumineux LED, habillage imprimé.
• En option, un totem carton 50 × 180 cm ou une oriflamme pour signaler le stand depuis l'allée. Le réassort du panneau d'un totem coûte environ 40 % d'un totem neuf ; le recto verso d'une oriflamme ajoute 30 à 50 % au prix d'une face.

Deux règles valent pour toute la famille : le coût unitaire baisse à partir de 5 exemplaires identiques, et un pack stand complet (parapluie, comptoir, deux kakémonos, totem) coûte moins que les éléments séparés. Pour les formats et les visuels, voir notre guide kakémono et stands pour salons.

Poste 3 — les documents : raisonner par contact, pas par exemplaire

La bonne question n'est pas « combien coûte un flyer » mais « combien coûte le document que chaque contact qualifié emporte ». Notre règle : le document de flux se commande à deux fois l'objectif de contacts, le document de valeur à une fois.

• Document de flux : 300 flyers A5, remis à toute personne qui s'arrête. Variables : papier couché ou offset, grammage, recto ou recto verso, quantité.
• Document de valeur : 150 brochures agrafées de 8 à 12 pages, réservées aux contacts qualifiés, ou 150 dépliants 3 volets si l'offre tient en six panneaux. Variables : pagination (multiple de 4), format, papier de couverture, finition.

Au devis, divisez le montant de la brochure par 150 et celui du flyer par 300 : vous obtenez le coût documentaire par contact. La brochure remise aux seuls contacts qualifiés est la seule trace de votre offre qui survivra au salon.

Poste 4 — badges, tours de cou et goodies : petits montants, gros effets de seuil

Ce poste pèse peu, mais ses minimums de commande décident du prix unitaire : il faut viser le bon palier.

• Badges PVC nominatifs : production dès 50 badges en format carte bancaire, tarifs plus avantageux à partir de 250 puis 1 000 unités, rush facturé 15 à 30 % de plus. Pour 3 collaborateurs, la décision rationnelle est de badger les 12 personnes de l'entreprise en une fois : les badges resserviront à chaque salon ou journée client. Usages et options dans notre guide des badges personnalisés PVC.
• Tours de cou : sérigraphie à partir de 100 unités, numérique quadri à partir de 250, tissé à partir de 500 ; les cordons de stock n'ont pas de minimum. Pour 12 personnes : cordons de stock, ou 100 sérigraphiés en réserve pour trois salons.
• Stylos publicitaires : à partir de 100, paliers à 250, 500, 1 000, 2 500 et 5 000. 150 contacts : palier 250 ; trois salons : 500.
• Sacs papier personnalisés : à partir de 250, paliers à 500, 1 000, 2 500, 5 000 et 10 000. Le sac circule dans les allées avec votre logo ; son minimum impose de le penser sur plusieurs événements.

Pour arbitrer entre fournisseurs, voir nos cinq critères pour choisir un fournisseur d'objets publicitaires.

Poste 5 — l'équipe : 548 à 1 120 € décaissés, 2 447 à 4 195 € de temps

Transport et séjour coûtent moins que la surface, mais le temps de l'équipe est le premier poste économique du salon. Barèmes publics ci-dessous.

• Transport : le barème kilométrique 2026 donne 0,636 €/km pour 5 CV et 0,697 €/km pour 7 CV. Économe : une voiture 5 CV, 3 allers-retours de 240 km (montage la veille, puis chaque jour) = 458 €. Avec hôtel : deux véhicules 7 CV, un aller-retour chacun = 335 €, plus un parking supplémentaire à 20 € (tarif SIANE) = 355 €.
• Repas : plafond d'exonération 2026 d'un repas au restaurant en déplacement : 21,40 €. 3 personnes × 3 déjeuners = 193 € ; avec 2 dîners en plus = 321 €.
• Hébergement : 0 € si l'équipe rentre chaque soir. Sinon 2 nuits × 3 personnes au plafond URSSAF 2026 « nuitée et petit-déjeuner, hors Paris » de 56,80 € (barème repris ici ; 76,60 € à Paris et petite couronne) = 341 €.
• Temps homme (non décaissé) : l'INSEE (données Eurostat 2024) établit le coût horaire de la main-d'œuvre en France à 43,7 €. Base : 3 personnes × 2 jours × 8 h + 8 h de montage et démontage = 56 h × 43,7 = 2 447 €. Haut : 24 h de préparation et une journée complète de montage à 3 = 96 h = 4 195 €.

Le tableau récapitulatif : 3 298 à 9 088 € hors impression

Hors supports imprimés, le salon coûte entre 3 298 et 9 088 € HT décaissés, soit 22 à 61 € par contact qualifié et 1 649 à 4 544 € par jour. La colonne « part du budget » donne le poids du poste dans le scénario économe puis dans le scénario haut.

Montants HT arrondis à l'euro, parts arrondies à l'unité. Sources détaillées dans chaque section.

Pour intégrer l'impression, la règle est linéaire : chaque 1 000 € HT de supports ajoute 6,67 € par contact qualifié et 500 € par jour. Un devis global de 2 000 € porte le coût par contact à 35 € (économe) ou 74 € (haut).

Amortissement sur 3 salons : le calcul refait

Sur trois salons, la surface, les frais, le séjour et le nettoyage se paient trois fois ; les structures imprimées se paient une fois. C'est ce qui inverse la hiérarchie du budget.

• Postes non amortissables : 3 × 3 298 à 3 × 9 088 = 9 894 à 27 264 € pour 450 contacts. Le coût par contact ne bouge pas : 22 à 61 €.
• Supports d'affichage : appelons P le prix du pack neuf. Visuel intemporel : P sur trois salons, soit P/3 par salon. Visuel changé à chaque fois en ne rachetant que les toiles (35 à 50 % du neuf pour un roll-up, environ 40 % pour un totem, changement de skin d'un stand parapluie en 3 à 5 jours) : au pire P + 2 × 0,5 P = 2 P, soit 0,67 P par salon, 33 % de moins que de tout racheter. Notre fiche PLV stand de salon le résume : structure amortie dès le 2^e salon.
• Badges et cordons : 12 badges nominatifs et 100 cordons servent les trois salons, coût par contact divisé par trois.
• Documents et goodies : consommés, donc pas d'amortissement, mais un effet de palier réel : 500 stylos et 750 sacs commandés pour trois salons activent les paliers 500 des deux fiches au lieu de payer trois fois le palier 250.

Avec un pack d'affichage de 2 000 € réutilisé trois fois, la part impression tombe de 13,33 € à 4,44 € par contact. Le stand nu devient la configuration la moins chère dès le deuxième salon : plus de cloisons ni de comptoir à louer.

Où l'on sur-dépense, où il ne faut pas économiser

Les 5 postes où les exposants sur-dépensent

1. Le mobilier loué à chaque salon. 660 € d'écart entre le nu et le clé en main sur notre dossier de référence, jusqu'à 2 500 € chez les loueurs : un comptoir imprimé et un fond de stand achetés une fois remplacent ces lignes durablement.
2. L'emplacement d'angle. Plus 20 à 30 % sur la surface d'un salon régional de 2 jours, alors qu'une oriflamme ou un totem en bord d'allée assure la visibilité pour une fraction de ce montant.
3. La brochure donnée à tout le monde. Le document de valeur va aux 150 contacts qualifiés, le flyer A5 au flux. Inverser les deux double le poste documents sans gagner un contact.
4. Le roll-up racheté entier. Une toile de remplacement coûte 35 à 50 % d'un roll-up neuf : conservez cassette, pied et housse, changez le visuel.
5. L'urgence. Badges en rush, 15 à 30 % de plus ; production prioritaire, transporteur express : le calendrier ci-dessous coûte zéro euro.

Les 3 postes où il ne faut pas économiser

1. Le fond de stand. Seul élément lu depuis l'allée, à 5 ou 10 mètres. Tissu M1, structure aluminium, visuel intemporel : l'achat qui s'amortit le mieux de tout le tableau.
2. L'équipe et sa préparation. Le temps homme représente 32 à 43 % du coût économique complet. Trois personnes briefées, avec un objectif de 75 contacts par jour, rentabilisent la surface ; trois personnes qui improvisent la gaspillent.
3. Le bon à tirer et les fichiers. Un BAT numérique est systématique sur toutes nos fiches ; le lire vraiment évite la réimpression, qui coûte le support et le délai. Voir notre guide préparer ses fichiers d'impression.

Calendrier de commande à rebours

Délais lus sur nos fiches produit, après validation du BAT. Le réutilisable part en premier, le nominatif en dernier.

• J-30 : brief et fichiers prêts (une création par notre studio de conception graphique demande 1 semaine de pistes puis 1 à 2 semaines d'affinage : partez de J-45). Commande du pack stand : 12 à 15 jours pour un pack complet, 5 à 7 jours pour un parapluie 3 ou 4 m en polyester, 10 à 15 jours pour un mur courbé ; la fiche conseille 3 à 4 semaines d'avance. Sacs papier : 10 à 15 jours, 3 à 4 semaines en finition luxe.
• J-21 : stylos (7 à 12 jours selon marquage), tours de cou (5 à 10 jours), comptoir d'accueil (5 à 7 jours en tissu, 10 à 15 en bois ou PVC courbé), totem carton (5 à 7 jours).
• J-15 : roll-ups et kakémonos (2 à 4 jours en papier ou PVC, 5 à 10 jours en tissu), drapeaux et oriflammes (5 à 10 jours). Liste nominative des badges : 5 à 7 jours ouvrés après liste validée et BAT, avec livraison visée 5 jours avant l'ouverture. Flyers et brochures : planning communiqué au devis, créneaux prioritaires possibles.
• J-7 : réception et contrôle, montage à blanc du parapluie, comptage des documents.
• J-1 : montage sur site (2 personnes, 5 minutes pour le parapluie), badges distribués.

Questions fréquentes